Inter DEVIC Systems Juridische Informatie
Inter DEVIC Systems (Databeheer)

Privacyverklaring & Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 14 november 2026

Deze virtuele dataroom is ontworpen om vertrouwelijke documenten en dossiers gecontroleerd, veilig en traceerbaar te delen met geautoriseerde ontvangers. Dit document beschrijft hoe wij persoonsgegevens en toegangslogs verwerken conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en welke strikte voorwaarden van toepassing zijn op het raadplegen en eventueel exporteren van bestanden.

Deel I — Privacyverklaring (AVG / GDPR)

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen deze dataroom is:

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wanneer je toegang vraagt tot of gebruikmaakt van de dataroom (via document- of dossier-ID en toegangscode, e-mailverificatie met eenmalige pincode (OTP), of een combinatie hiervan), verwerken wij de volgende gegevens:

  • Identificatie- en authenticatiegegevens: E-mailadres, het door de beheerder toegekende ontvangerslabel of organisatienaam, het geraadpleegde document- of dossier-ID en de verstrekte of per e-mail verzonden (tijdelijke) toegangscodes.
  • Netwerk- en apparaatgegevens: IP-adres, hieruit afgeleide landcode, browser- en apparaattype (User-Agent) en cryptografisch ondertekende sessietokens ten behoeve van toegangscontrole, watermerkgeneratie en beveiliging.
  • Activiteiten-, lees- en exportlogs (Forensic Audit Trail): Exacte tijdstempels van toegangspogingen en sessies, welke documenten binnen een dossier en welke specifieke pagina's worden geopend, de verblijfsduur per pagina, en — indien downloadrechten zijn toegekend — een unieke Export-ID, cryptografisch HMAC-token en SHA-256-bestandshash van elke gedownloade PDF.
  • Geheimhoudingsverklaringen (Clickwrap NDA): Indien een link beschermd is met een verplichte geheimhoudingsverklaring, registreren wij jouw identificatiegegevens, exact tijdstip, IP-adres, browsergegevens en een momentopname van de aanvaarde tekst.

3. Doeleinden en juridische grondslagen

De verwerking vindt plaats op basis van de volgende rechtsgronden onder artikel 6 AVG:

  • Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Het beschermen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie, beroepsgeheim en intellectueel eigendom; het handhaven van een sluitende audit trail (wie welk document wanneer heeft ingezien of gedownload); het genereren van zichtbare en onzichtbare watermerken ter voorkoming en herleiding van datalekken; en het beveiligen van het platform tegen ongeautoriseerde toegang of misbruik.
  • Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Het verschaffen van gecontroleerde inzage in relevante documentatie en het rechtsgeldig vastleggen van de vereiste geheimhoudingsverklaring (NDA) voorafgaand aan toegang.

4. Hosting, Opslag en Internationale Doorgifte

Er vindt geen commerciële dataverrijking plaats. Voor de veilige werking en levering van de dataroom maken wij uitsluitend gebruik van gerenommeerde technische verwerkers:

  • Frontend Hosting, API & Documentopslag: Cloudflare Pages (webapplicatie), Cloudflare Workers (server-side authenticatie en streambeveiliging) en Cloudflare R2 (beveiligde objectopslag zonder publieke toegang).
  • Database & Autorisatie: Google Firebase / Firestore (binnen de Europese cloudregio) voor sessiebeheer, toegangsrechten, watermerkparameters en audit-logging.
  • E-mailaflevering (OTP): Google Apps Script in combinatie met Gmail en/of Zoho Mail voor het veilig verzenden van eenmalige verificatiecodes.

Hoewel documenten en databases primair binnen Europese datacenters worden opgeslagen, zijn Cloudflare en Google Amerikaanse ondernemingen waardoor technische gegevensverwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kan plaatsvinden. Deze doorgiften zijn gewaarborgd conform Hoofdstuk V AVG via het EU-US Data Privacy Framework en door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's). Persoonsgegevens worden nooit verkocht of verstrekt aan marketing- of advertentiepartijen.

5. Cookies en Lokale Opslag

Deze dataroom plaatst geen trackingcookies, analytics-pixels of advertentietrackers van derden. De viewer bewaart sessietokens uitsluitend vluchtig in het werkgeheugen van het tabblad (en gebruikt enkel op deze informatiepagina een strikt functionele sessionStorage-sleutel) zodat alle sessiegegevens automatisch verdwijnen bij het sluiten of vergrendelen van het venster.

6. Bewaartermijn

Toegangslogs, audit trails (kijk- en exportregistraties) en ondertekende NDA-registraties worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de beveiliging, het vertrouwelijkheidsbeheer en de juridische bewijsvoering rondom de gedeelde documenten. Verlopen of ingetrokken deellinks en bijbehorende logbestanden worden standaard tot maximaal 12 maanden na sluiting van het dossier bewaard, tenzij een lopend geschil of wettelijke bewaarplicht een langere bewaring vereist. Eenmalige e-mailverificatiecodes (OTP) vervallen automatisch na 10 minuten.

7. Uw rechten onder de AVG

Onder de voorwaarden van de AVG beschik je over het recht op inzage, rectificatie, beperking van de verwerking en — voor zover niet strijdig met onze dwingende gerechtvaardigde belangen inzake informatiebeveiliging en NDA-bewijsvoering — het recht op gegevenswissing en het recht van bezwaar (Art. 21 AVG). Je kunt hiervoor contact opnemen via intern-beheer@mail.com.

Je beschikt tevens over het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in België: de Gegevensbeschermingsautoriteit / GBA, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

Deel II — Algemene Voorwaarden

1. Authenticatie, Sessiebeveiliging en Persoonlijke Toegang

  • Toegang tot de dataroom wordt uitsluitend verleend na succesvolle verificatie via de ingestelde methode (combinatie van document-/dossier-ID en vaste toegangscode of eenmalige verificatiecode per e-mail).
  • Deellinks, toegangscodes en sessies zijn strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar. Het is verboden inloggegevens of tijdelijke codes door te sturen of te delen met derden.
  • Deellinks kunnen onderworpen zijn aan een strikte vervaldatum, een maximaal aantal weergaven (zoals eenmalige toegang) en automatische vergrendeling bij inactiviteit (auto-lock) of bij het verlaten van het browservenster.
  • Het is verboden de dataroom te benaderen via geautomatiseerde scripts, bots of scrapers, of technische beveiligingsmaatregelen te onderzoeken, te omzeilen of te verstoren.

2. Voorafgaande Geheimhoudingsverklaring (Clickwrap NDA)

  • Voor specifieke vertrouwelijke documenten of dossiers is het elektronisch aanvaarden van een geheimhoudingsverklaring (NDA) verplicht na identiteitsverificatie en vóórdat het bestand wordt geopend.
  • Deze elektronische aanvaarding vormt een rechtsgeldige en bindende verbintenis conform het toepasselijke verbintenissen- en bewijsrecht. Bij weigering wordt de toegang onmiddellijk geweigerd.
  • Indien voor een specifiek dossier een afzonderlijke of uitgebreidere NDA van toepassing is verklaard, prevaleren de bepalingen van die specifieke NDA boven deze algemene voorwaarden voor zover er sprake is van enige tegenstrijdigheid.

3. Documentweergave, Downloads en Forensische Watermerken

  • View-Only standaard: Documenten worden standaard uitsluitend aangeboden in een beveiligde view-only weergave binnen de browser, zonder print- of opslagfunctie.
  • Downloadrechten: Het downloaden van een PDF is enkel mogelijk indien de beheerder hiervoor expliciet toestemming heeft verleend. Elke download wordt afzonderlijk vastgelegd.
  • Zichtbare en onzichtbare watermerken: Zowel tijdens de online weergave als op gedownloade bestanden kunnen dynamische zichtbare watermerken (met identificatiegegevens, IP-adres en tijdstip) en/of onzichtbare, cryptografisch ondertekende HMAC-tokens en unieke bestandshashes worden verankerd om de exacte herkomst van elk exemplaar te kunnen verifiëren.
  • Verbod op reproductie en manipulatie: Het is ten strengste verboden om schermopnames (screenshots), foto's of kopieën te maken van view-only documenten, zichtbare of onzichtbare watermerken en metadata te verwijderen of te wijzigen, of gedownloade bestanden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Inter DEVIC Systems met derden te delen.

4. Intellectueel Eigendom en Intrekking van Toegang

Alle in de dataroom gedeelde documenten, ontwerpen, analyses en gegevens blijven te allen tijde exclusief eigendom van Inter DEVIC Systems of haar respectieve licentiegevers. Inter DEVIC Systems behoudt zich het recht voor om de toegang tot een document, dossier of de gehele dataroom op elk gewenst moment, met onmiddellijke ingang en zonder opgaaf van redenen, te beperken of in te trekken.

5. Geen Garantie ("As-Is") en Aansprakelijkheid bij Datalek

  • Alle documentatie wordt ter beschikking gesteld op basis van de huidige stand van zaken ("as-is") en uitsluitend voor het beoogde beoordelingsdoel. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, geeft Inter DEVIC Systems geen expliciete of impliciete garanties met betrekking tot de volledigheid of geschiktheid voor een specifiek doel.
  • De ontvanger is volledig aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade, inclusief redelijke onderzoeks- en juridische kosten, die voortvloeit uit een schending van deze gebruiksvoorwaarden of het ongeoorloofd delen van toegangscodes of documenten.

6. Beschikbaarheid, Deelbaarheid en Toepasselijk Recht

Hoewel wij de hoogste beveiligingsstandaarden hanteren, kan Inter DEVIC Systems niet aansprakelijk worden gesteld voor tijdelijke onbeschikbaarheid of storingen bij externe infrastructuurproviders (Cloudflare, Google of Zoho). Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Op deze voorwaarden en ieder gebruik van de dataroom is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de beheerder.

© Inter DEVIC Systems (Databeheer) Contact: intern-beheer@mail.com